2014 Rhif 3362 (Cy. 337)

LLYWODRAETH LEOL, CYMRU

Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014

NODYN ESBONIADOL

(Nid yw’r nodyn hwn yn rhan o’r Rheoliadau)

Mae’r Rheoliadau hyn yn gwneud darpariaeth mewn cysylltiad â chyfrifon ac archwilio cyrff y mae’n ofynnol archwilio eu cyfrifon yn unol ag adran 39 o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004 (“Deddf 2004”), ac eithrio byrddau prawf lleol ar gyfer ardal o Gymru neu ymddiriedolaeth prawf yng Nghymru. Y cyrff sy’n ddarostyngedig i’r Rheoliadau hyn yw: cynghorau sir a chynghorau bwrdeistref sirol (a’u pwyllgorau a’u cydbwyllgorau); cynghorau cymuned; awdurdodau tân ac achub; awdurdodau Parciau Cenedlaethol; comisiynwyr heddlu a throsedd; prif gwnstabliaid; awdurdodau iechyd porthladd; byrddau draenio mewnol; a byrddau cadwraeth.

Mae’r Rheoliadau’n disodli Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2005, a dirymir hwy, ynghyd hefyd â Rheoliadau diwygio.

Mae’r Rheoliadau hyn yn wahanol ar lawer cyfrif i Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio blaenorol. Mae’r newidiadau sy’n werth sylwi arnynt fel a ganlyn: pennir y cyrff sy’n ddarostyngedig i’r Rheoliadau ar wyneb y Rheoliadau; cynyddu trothwy’r incwm gros neu wariant gros ar gyfer cyrff perthnasol llai, o £1 miliwn y flwyddyn i ddim mwy na £2.5 miliwn (rheoliad 2); newidiadau i’r gweithdrefnau ar gyfer cymeradwyo a chyhoeddi cyfrifon (rheoliadau 10 a 15); gwahanu’r gweithdrefnau sy’n llywodraethu cyfrifon cyhoeddedig ac archwiliadau cyrff perthnasol mwy oddi wrth y rhai hynny ar gyfer cyrff perthnasol llai yn strwythur y Rheoliadau (gweler Rhannau 4 a 5); ac nid yw’n drosedd bellach i fethu â chydymffurfio ag unrhyw agwedd ar y Rheoliadau.

Cyflwyniad yw Rhan 1. Mae rheoliad 1 yn nodi’r teitl, y dyddiad cychwyn sef 31 Mawrth 2015 a’r ffaith bod y Rheoliadau’n gymwys o ran Cymru. Mae rheoliad 2 yn nodi diffiniadau’r termau a ddefnyddir yn y Rheoliadau.

Mae Rhan 2 yn ymwneud â phennu cyrff er mwyn i’r cyrff hynny ddod o fewn ystyr awdurdod lleol at ddibenion adran 23(1) o Ddeddf Llywodraeth Leol 2003. O dan yr adran honno, caiff Gweinidogion Cymru wneud darpariaeth ynglŷn â’r arferion cyfrifo y mae’n ofynnol i awdurdodau lleol eu dilyn, fel y’u diffinnir yn Neddf 2003. Mae rheoliad 3 yn pennu byrddau draenio mewnol ac awdurdodau iechyd porthladd ac mae rheoliad 4 yn dynodi arferion cyfrifo ar gyfer y cyrff hynny.

Mae Rhan 3 yn ymwneud â rheolaeth ariannol a rheoli mewnol. Mae rheoliad 5 yn ei gwneud yn ofynnol i gyrff perthnasol fod yn gyfrifol am sicrhau bod rheolaeth ariannol y corff yn ddigonol ac yn effeithiol a bod gan y corff system gadarn o reoli mewnol y maent yn eu hadolygu’n rheolaidd. Mae rheoliad 6 yn gwneud darpariaeth mewn cysylltiad â’r cofnodion cyfrifyddu sydd i’w cadw, a’r systemau rheoli y mae’n rhaid eu cynnal, gan y cyrff perthnasol. Mae rheoliad 7 yn gwneud darpariaeth i’r cyrff perthnasol gynnal archwiliad mewnol digonol ac effeithiol o’u cofnodion cyfrifyddu a’u system o reoli mewnol.

Mae Rhan 4 yn ymwneud â’r cyfrifon cyhoeddedig ac archwiliad ar gyfer cyrff perthnasol mwy. Mae rheoliad 8 yn cynnwys y gofynion ar gyfer paratoi datganiad o gyfrifon ar gyfer corff; rheoliad 9 y gofyniad i’r datganiad o gyfrifon gynnwys nodiadau ynglŷn â thâl; rheoliad 10 y gofynion ar gyfer llofnodi, cymeradwyo a chyhoeddi’r datganiad o’r cyfrifon; rheoliad 11 y weithdrefn i’r cyhoedd archwilio cyfrifon corff; rheoliad 12 y weithdrefn i gorff roi hysbysiad ynglŷn â hawliau’r cyhoedd mewn perthynas â’r cyfrifon a’r weithdrefn archwilio; a rheoliad 13 y gofyniad i gorff roi hysbysiad bod yr archwiliad wedi ei orffen a bod ei ddatganiad o gyfrifon ar gael i’w archwilio gan etholwyr llywodraeth leol.

Mae Rhan 5 yn ymwneud â’r cyfrifon cyhoeddedig ac archwiliad ar gyfer cyrff perthnasol llai. Mae rheoliad 14 yn cynnwys y gofynion i baratoi datganiadau cyfrifyddu ar gyfer corff; rheoliad 15 y gofynion ar gyfer llofnodi, cymeradwyo a chyhoeddi datganiadau cyfrifyddu; rheoliad 16 y weithdrefn i’r cyhoedd archwilio cyfrifon corff; rheoliad 17 y weithdrefn i gorff roi hysbysiad ynglŷn â hawliau’r cyhoedd mewn perthynas â’r cyfrifon a’r weithdrefn archwilio; a rheoliad 18 y gofyniad i gorff arddangos hysbysiad yn nodi bod yr archwiliad wedi ei orffen a bod y datganiadau cyfrifyddu perthnasol ar gael i’w harchwilio gan etholwyr llywodraeth leol.

Mae Rhan 6 yn ymwneud ag awdurdodau penodol. Mae rheoliad 19 yn gwneud darpariaeth ynglŷn â thriniaeth cyfrifyddu taliadau a chyfraniadau penodol sy’n daladwy’n statudol gan fwrdd draenio mewnol. Mae rheoliad 20 yn gwneud darpariaeth mewn cysylltiad â chyd-bwyllgorau, awdurdodau tân ac achub ac awdurdodau Parciau Cenedlaethol o ran adneuo dogfennau penodol mewn perthynas â’u cyfrifon a’u harchwiliadau gyda phob awdurdod cyfansoddol (sef awdurdod â’r hawl i benodi aelodau i’r corff, ac o ran awdurdod Parc Cenedlaethol mae’n cynnwys Gweinidogion Cymru).

Mae Rhan 7 yn ymwneud â gweithdrefnau archwilio. Mae rheoliad 21 yn ei gwneud yn ofynnol i’r archwilydd bennu dyddiad y caniateir arfer hawliau etholwyr llywodraeth leol o dan adran 30 (yr hawl i wneud cais am gyfle i gwestiynu’r archwilydd am y cyfrifon) a 31 (yr hawl i wneud gwrthwynebiadau i’r archwilydd) o Ddeddf 2004 ar y dyddiad hwnnw neu ar ôl y dyddiad hwnnw, a hysbysu’r corff perthnasol dan sylw. Mae rheoliad 22 yn ei gwneud yn ofynnol i gorff perthnasol a hysbyswyd o dan reoliad 21 sicrhau bod y cyfrifon a’r dogfennau a grybwyllir yn adran 30 o Ddeddf 2004 ar gael yn unol â’r weithdrefn a bennir ar gyfer y math o gorff perthnasol (yn naill ai Rhan 4 neu 5 o’r Rheoliadau hyn). Mae rheoliad 23 yn gwneud darpariaeth na chaniateir newid cyfrifon a dogfennau eraill ar ôl y dyddiad yr oeddynt ar gael i’w harchwilio yn gyntaf, ac eithrio gyda chydsyniad yr archwilydd. Mae rheoliad 24 yn ei gwneud yn ofynnol i gyrff perthnasol roi hysbysiad ynglŷn â hawliau cyhoeddus yn unol â’r weithdrefn a bennir yn y Rheoliadau hyn. Mae rheoliad 25 yn cynnwys y gofynion ynglŷn ag unrhyw hysbysiad ysgrifenedig am wrthwynebiad a roddir yn unol ag adran 31 o Ddeddf 2004 gan etholwr llywodraeth leol. Mae rheoliad 26 yn ei gwneud yn ofynnol i gorff perthnasol roi hysbysiad bod archwiliad wedi ei orffen yn unol â’r weithdrefn a bennir yn y Rheoliadau hyn. Mae rheoliad 27 yn ei gwneud yn ofynnol i gorff perthnasol ystyried y llythyr blynyddol gan yr archwilydd, ei gyhoeddi a sicrhau bod copïau ar gael i’w prynu. Mae rheoliad 28 yn gwneud darpariaeth bod yn rhaid i gorff hysbysebu hawl unrhyw etholwr llywodraeth leol i wneud gwrthwynebiadau i unrhyw rai o’r cyfrifon hynny, os bydd Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi rhoi cyfarwyddiadau i unrhyw archwilydd gynnal archwiliad eithriadol o gyfrifon corff perthnasol o dan adran 37 o Ddeddf 2004.

Mae Rhan 8 yn ymwneud â diwygiadau a dirymiadau. Mae rheoliad 29 yn diwygio Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Swyddogaethau a Chyfrifoldebau) (Cymru) 2007 (O.S. 2007/399 (Cy. 45)). Mae rheoliad 30 yn nodi’r offerynnau a ddirymir, ac i ba raddau y gwneir hynny.

 

2014 Rhif 3362 (Cy. 337)

LLYWODRAETH LEOL, CYMRU

Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014

Gwnaed                               22 Rhagfyr 2014

Gosodwyd gerbron Cynulliad Cenedlaethol Cymru       23 Rhagfyr 2014

Yn dod i rym                        31 Mawrth 2015

CYNNWYS

RHAN 1

Cyflwyniad

1.       Enwi, cychwyn a chymhwyso

2.       Dehongli 

RHAN 2

Pennu Cyrff ac Arferion Priodol

3.       Pennu byrddau draenio mewnol ac awdurdodau iechyd porthladd

4.       Arferion priodol  

RHAN 3

Rheolaeth Ariannol a Rheoli Mewnol

5.       Cyfrifoldeb am reoli mewnol a rheolaeth ariannol

6.       Cofnodion cyfrifyddu a systemau rheoli

7.       Archwilio mewnol

RHAN 4

Cyfrifon Cyhoeddedig ac Archwilio – Cyrff Perthnasol Mwy

8.       Datganiad o gyfrifon

9.       Datganiad o dâl

10.     Llofnodi, cymeradwyo a chyhoeddi datganiad o gyfrifon

11.     Gweithdrefn ar gyfer archwiliad cyhoeddus o gyfrifon

12.     Hysbysiad o hawliau cyhoeddus

13.     Hysbysiad o orffen yr archwiliad

RHAN 5

Cyfrifon Cyhoeddedig ac Archwilio – Cyrff Perthnasol Llai

14.     Datganiadau cyfrifyddu

15.     Llofnodi, cymeradwyo a chyhoeddi datganiadau cyfrifyddu

16.     Gweithdrefn ar gyfer archwiliad cyhoeddus o gyfrifon  

17.     Hysbysiad o hawliau cyhoeddus

18.     Hysbysiad o orffen yr archwiliad

RHAN 6

Cyrff Perthnasol Penodol

19.     Byrddau draenio mewnol

20.     Cyd-bwyllgorau etc.

RHAN 7

Gweithdrefn Archwilio

21.     Pennu dyddiad i etholwyr arfer eu hawliau

22.     Archwiliad cyhoeddus o gyfrifon

23.     Newid cyfrifon

24.     Hysbysiad o hawliau cyhoeddus

25.     Hysbysiad ysgrifenedig o wrthwynebiad

26.     Hysbysiad o orffen yr archwiliad

27.     Cyhoeddi llythyr archwiliad blynyddol

28.     Archwiliad eithriadol

RHAN 8

Diwygiadau a Dirymiadau

29.    Diwygio Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Swyddogaethau a Chyfrifoldebau) (Cymru) 2007

30.     Dirymu ac arbed offerynnau

Mae Gweinidogion Cymru yn gwneud y Rheoliadau a ganlyn drwy arfer y pwerau a roddir iddynt gan adrannau 13, 105 a 106 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000([1]), adrannau 21(1), (2)(b) a (5), 23(2) a (3), 24 a 123 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2003([2]) ac adrannau 39 a 58 o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004([3]).

Yn unol ag adran 39(2) o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, mae Gweinidogion Cymru wedi ymgynghori ag Archwilydd Cyffredinol Cymru, y cymdeithasau hynny o awdurdodau lleol yng Nghymru y mae'n ymddangos iddynt eu bod yn ymwneud â hyn a'r cyrff hynny o gyfrifwyr y mae'n ymddangos iddynt eu bod yn briodol.

RHAN 1

Cyflwyniad

Enwi, cychwyn a chymhwyso

1.—(1) Enw’r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 a deuant i rym ar 31 Mawrth 2015.

(2) Mae’r Rheoliadau hyn yn gymwys o ran Cymru.

(3) Mae’r Rheoliadau hyn yn gymwys fel a ganlyn—

(a)     mae rheoliadau 2, 5 i 7(2), a 21 i 28 yn gymwys i bob corff perthnasol;

(b)     mae rheoliadau 3 a 4 yn gymwys i fyrddau draenio mewnol ac awdurdodau iechyd porthladd;

(c)     mae rheoliadau 7(3) i 13 yn gymwys i gyrff perthnasol mwy;

(d)     mae rheoliadau 14 i 18 yn gymwys i gyrff perthnasol llai;

(e)     mae rheoliadau 19 ac 20 yn gymwys i’r cyrff perthnasol penodol a grybwyllir yn Rhan 6;

(f)      mae rheoliadau 5 i 28, â’r holl addasiadau angenrheidiol, yn gymwys i gyfrifon swyddog y mae’n ofynnol archwilio ei gyfrifon gan adran 38 o Ddeddf 2004 (archwilio cyfrifon swyddogion); ac

(g)     mae rheoliad 29 yn gymwys i gynghorau sir a chynghorau bwrdeistref sirol.

Dehongli

2.—(1) Yn y Rheoliadau hyn—

ystyr “amod cymhwyso” (“qualifying condition”) yw nad yw incwm gros neu wariant gros y corff perthnasol (pa bynnag un sydd uchaf) yn fwy na £2,500,000;

ystyr “archwilydd” (“auditor”) yw—

(a)     person y mae ei benodiad yn parhau i gael effaith yn rhinwedd Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2013, Atodlen 3, paragraff 2(2)([4]);

(b)     fel arall, Archwilydd Cyffredinol Cymru;

ystyr “awdurdod iechyd porthladd” (“port health authority”) yw awdurdod iechyd porthladd ar gyfer dosbarth iechyd porthladd sydd yng Nghymru yn gyfan gwbl;

ystyr “awdurdod tân ac achub” (“fire and rescue authority”) yw awdurdod a gyfansoddir gan gynllun o dan adran 2 o Ddeddf y Gwasanaethau Tân ac Achub 2004([5]) neu gynllun y mae adran 4 o’r Ddeddf honno’n gymwys iddo;

ystyr “blwyddyn” (“year”) yw’r 12 mis sy’n dod i ben ar 31 Mawrth;

ystyr “bwrdd cadwraeth” (“conservation board”) yw bwrdd a sefydlir o dan adran 86 o Ddeddf Cefn Gwlad a Hawliau Tramwy 2000([6]);

ystyr “bwrdd draenio mewnol” (“internal drainage board”) yw bwrdd draenio mewnol ar gyfer dosbarth draenio mewnol sydd yng Nghymru yn gyfan gwbl;

ystyr “corff perthnasol” (“relevant body”) yw (fel y bo’n briodol) corff perthnasol mwy neu gorff perthnasol llai;

ystyr “corff perthnasol llai” (“smaller relevant body”) yw corff—

(a)     sy’n—

                           (i)    cyngor cymuned;

                         (ii)    pwyllgor i gyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol (gan gynnwys cyd-bwyllgor);

                       (iii)    awdurdod iechyd porthladd;

                        (iv)    bwrdd draenio mewnol; neu

                          (v)    bwrdd cadwraeth; a

(b)     sy’n—

                           (i)    corff sefydledig, sy’n bodloni’r amod cymhwyso ar gyfer y flwyddyn dan sylw neu ar gyfer unrhyw un o’r ddwy flynedd flaenorol;

                         (ii)    corff sydd newydd ei sefydlu, sy’n bodloni’r amod cymhwyso ar gyfer ei flwyddyn gyntaf neu ail flwyddyn;

ystyr “corff perthnasol mwy” (“larger relevant body”) yw—

(a)     cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol;

(b)     awdurdod tân ac achub;

(c)     awdurdod Parc Cenedlaethol;

(d)     comisiynydd heddlu a throsedd;

(e)     prif gwnstabl; neu

(f)      corff a restrir yn y diffiniad o “corff perthnasol llai” yn y rheoliad hwn ond nad yw’n bodloni’r amod cymhwyso;

ystyr “cyd-bwyllgor” (“joint committee”) yw cyd-bwyllgor o ddau neu fwy o awdurdodau lleol;

ystyr “Deddf 1972” (“the 1972 Act”) yw Deddf Llywodraeth Leol 1972([7]);

ystyr “Deddf 1989” (“the 1989 Act”) yw Deddf Llywodraeth Leol a Thai 1989([8]);

ystyr “Deddf 2003” (“the 2003 Act”) yw Deddf Llywodraeth Leol 2003;

ystyr “Deddf 2004” (“the 2004 Act”) yw Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004;

ystyr “diwrnod gwaith” (“working day”) yw unrhyw ddiwrnod nad yw’n ddydd Sadwrn, yn ddydd Sul, yn Ddydd Nadolig, yn Ddydd Gwener y Groglith nac yn unrhyw ddiwrnod arall sy’n ŵyl y banc yng Nghymru o dan Ddeddf Bancio a Thrafodion Ariannol 1971([9]); ac

ystyr “hysbysiad drwy hysbyseb” (“notice by advertisement”) yw hysbyseb a gyhoeddir mewn un neu fwy o bapurau lleol sy’n cylchredeg yn ardal y corff perthnasol.

(2) Ystyr unrhyw gyfeiriad yn y Rheoliadau hyn at “swyddog ariannol cyfrifol ” (“responsible financial officer”) yw—

(a)     y person sy’n gyfrifol am weinyddu materion ariannol corff perthnasol yn rhinwedd—

                           (i)    adran 151 o Ddeddf 1972 (gweinyddiaeth ariannol),

                         (ii)    adran 112(1) o Ddeddf Cyllid Llywodraeth Leol 1988 (gweinyddiaeth ariannol o ran awdurdodau penodol)([10]), neu

                       (iii)    paragraff 13(6) o Atodlen 7 i Ddeddf yr Amgylchedd 1995 (awdurdodau parciau cenedlaethol)([11]),

neu, os nad oes unrhyw berson sy’n gyfrifol yn y modd hwn, y person sy’n gyfrifol am gadw cyfrifon corff o’r fath; neu

(b)     os nad yw’r person y cyfeirir ato yn is-baragraff (a) yn alluog i weithredu oherwydd absenoldeb neu salwch—

                           (i)    unrhyw aelod o staff y person hwnnw a enwebwyd gan y person hwnnw at ddibenion adran 114 o Ddeddf Cyllid Llywodraeth Leol 1988 (swyddogaethau swyddog cyfrifol o ran adroddiadau)([12]); neu

                         (ii)    os na wnaed enwebiad o’r fath o dan yr adran honno, unrhyw aelod o staff a enwebwyd gan y person y cyfeirir ato yn is-baragraff (a) at ddibenion y Rheoliadau hyn.

RHAN 2

Pennu Cyrff ac Arferion Priodol

Pennu byrddau draenio mewnol ac awdurdodau iechyd porthladd

3. Pennir byrddau draenio mewnol ac awdurdodau iechyd porthladd at ddibenion adran 23(1) o Ddeddf 2003 (awdurdod lleol) ond mewn perthynas ag adran 21 (arferion cyfrifyddu) o’r Ddeddf honno yn unig.

Arferion priodol

4. At ddibenion adran 21(2) o Ddeddf 2003 (arferion cyfrifyddu)—

(a)     mewn perthynas â byrddau draenio mewnol, mae’r arferion cyfrifyddu sydd wedi eu cynnwys yn “Governance and Accountability in Internal Drainage Boards in England: A Practitioners Guide 2006” (fel y’i diwygiwyd ym mis Tachwedd 2007 ac a ddyroddwyd ar y cyd gan Gymdeithas yr Awdurdodau Draenio ac Adran yr Amgylchedd, Bwyd a Materion Gwledig) yn arferion priodol; ac

(b)     mewn perthynas ag awdurdodau iechyd porthladd nad ydynt yn gynghorau sir nac yn gynghorau bwrdeistref sirol, mae’r arferion cyfrifyddu sydd wedi eu cynnwys yn “Governance and accountability for Local Councils in Wales: A Practitioners’ Guide 2011 (Wales)” fel y’i diwygir neu y’i hailddyroddir o bryd i’w gilydd (pa un ai o dan yr un teitl ai peidio) a ddyroddwyd ar y cyd gan Un Llais Cymru a’r Gymdeithas Clercod Llywodraeth Leol yn arferion priodol.

RHAN 3

Rheolaeth Ariannol a Rheoli Mewnol

Cyfrifoldeb am reoli mewnol a rheolaeth ariannol

5.—(1) Rhaid i’r corff perthnasol sicrhau bod system gadarn o reoli mewnol sy’n hwyluso gweithrediad effeithiol swyddogaethau’r corff hwnnw ac sy’n cynnwys—

(a)     trefniadau ar gyfer rheoli risg, a

(b)     rheolaeth ariannol ddigonol ac effeithiol.

(2) Rhaid i’r corff perthnasol gynnal adolygiad o leiaf unwaith mewn blwyddyn ar effeithiolrwydd ei systemau rheoli mewnol.

(3) Rhaid i ganfyddiadau’r adolygiad y cyfeirir ato ym mharagraff (2) gael eu hystyried—

(a)     yn achos corff perthnasol mwy, gan aelodau’r corff yn cyfarfod yn ei gyfanrwydd neu gan bwyllgor, a

(b)     yn achos corff perthnasol llai, gan aelodau’r corff yn cyfarfod yn ei gyfanrwydd.

(4) Ar ôl yr adolygiad, rhaid i’r corff neu’r pwyllgor gymeradwyo datganiad ar reoli mewnol a baratowyd yn unol ag arferion priodol.

(5) Rhaid i’r corff perthnasol sicrhau bod y datganiad y cyfeirir ato ym mharagraff (4) yn mynd gydag—

(a)     unrhyw ddatganiad o gyfrifon y mae’n ddyletswydd arno i’w baratoi yn unol â rheoliad 8; neu

(b)     unrhyw ddatganiad cyfrifyddu y mae’n ddyletswydd arno i’w baratoi yn unol â rheoliad 14.

Cofnodion cyfrifyddu a systemau rheoli

6.—(1) Rhaid i swyddog ariannol cyfrifol corff perthnasol benderfynu ar ran y corff, ar ôl ystyried, lle bo’n briodol, arferion priodol, ei—

(a)     cofnodion cyfrifyddu, gan gynnwys ffurf y cyfrifon a’r cofnodion cyfrifyddu ategol, a

(b)     systemau rheoli cyfrifyddu,

a rhaid i’r swyddog hwnnw sicrhau bod y systemau rheoli cyfrifyddu a benderfynir gan y swyddog hwnnw yn cael eu dilyn a bod cofnodion cyfrifyddu’r corff yn cael eu diweddaru a’u cynnal yn unol â gofynion unrhyw ddeddfiad ac arferion priodol.

(2) Rhaid i’r cofnodion cyfrifyddu y penderfynir arnynt yn unol â pharagraff (1)(a)—

(a)     bod yn ddigonol i ddangos ac esbonio trafodion ariannol corff perthnasol ac i alluogi’r swyddog ariannol cyfrifol i sicrhau bod unrhyw ddatganiad o gyfrifon neu ddatganiad cyfrifyddu a gaiff eu paratoi o dan y Rheoliadau hyn, yn cydymffurfio â’r Rheoliadau hyn; a

(b)     cynnwys—

                           (i)    cofnodion o ddydd i ddydd o’r holl symiau o arian a dderbynnir ac a warir gan y corff a’r materion y mae’r cyfrifon incwm a gwariant neu dderbyniadau a thaliadau yn ymwneud â hwy;

                         (ii)    cofnod o asedau a rhwymedigaethau’r corff; a

                       (iii)    cofnod o incwm a gwariant y corff mewn perthynas â hawliadau a wnaed ganddo, neu sydd i’w gwneud ganddo, am gyfraniad, grant neu gymhorthdal gan Weinidogion Cymru, unrhyw Weinidog y Goron neu gorff y caiff Gweinidogion Cymru neu’r Gweinidog hwnnw dalu symiau o arian iddo.

(3) Rhaid i’r systemau rheoli cyfrifyddu y penderfynir arnynt yn unol â pharagraff (1)(b) gynnwys—

(a)     mesurau i sicrhau bod trafodion ariannol y corff yn cael eu cofnodi cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ac mor gywir ag sy’n rhesymol bosibl, mesurau i alluogi rhwystro a chanfod anghywirdebau a thwyll, a’r gallu i ailgyfansoddi unrhyw gofnodion a gollwyd;

(b)     dynodi dyletswyddau swyddogion sy’n ymwneud â thrafodion ariannol a rhannu cyfrifoldebau’r swyddogion hynny mewn perthynas â thrafodion arwyddocaol;

(c)     gweithdrefnau i sicrhau nad yw symiau anghasgladwy, gan gynnwys dyledion drwg, yn cael eu diddymu ac eithrio gyda chymeradwyaeth y swyddog ariannol cyfrifol, neu unrhyw aelod o staff y person hwnnw a enwebwyd at y diben hwn, ac y dangosir y gymeradwyaeth yn y cofnodion cyfrifyddu; a

(d)     mesurau i sicrhau y rheolir risg yn briodol.

Archwilio mewnol

7.—(1) Rhaid i gorff perthnasol gynnal system ddigonol ac effeithiol o archwilio mewnol o’i gofnodion cyfrifyddu a’i system o reoli mewnol.

(2) Rhaid i unrhyw swyddog neu aelod o’r corff hwnnw, os yw’r corff yn ei gwneud yn ofynnol—

(a)     trefnu bod unrhyw ddogfennau’r corff sy’n ymwneud â’i gofnodion cyfrifyddu a chofnodion eraill ar gael fel y mae’n ymddangos i’r corff hwnnw ei fod yn angenrheidiol at ddibenion yr archwiliad; a

(b)     rhoi i’r corff y cyfryw wybodaeth ac esboniad y mae’r corff hwnnw’n ystyried eu bod yn angenrheidiol at y diben hwnnw.

(3) Rhaid i gorff perthnasol mwy, o leiaf unwaith ym mhob blwyddyn, gynnal adolygiad o effeithiolrwydd ei archwiliad mewnol.

(4) Rhaid ystyried canfyddiadau’r adolygiad y cyfeirir ato ym mharagraff (3), fel rhan o’r ystyriaeth o’r system o reoli mewnol y cyfeirir ati yn rheoliad 5(3), gan y pwyllgor neu’r corff y cyfeirir ato yn y paragraff hwnnw.

RHAN 4

Cyfrifon Cyhoeddedig ac Archwilio – Cyrff Perthnasol Mwy

Datganiad o gyfrifon

8.—(1) Rhaid i gorff perthnasol mwy baratoi datganiad o gyfrifon ar gyfer pob blwyddyn yn unol â’r Rheoliadau hyn ac arferion priodol a rhaid i’r datganiad gynnwys y rhai hynny o’r datganiadau cyfrifyddu canlynol sy’n berthnasol i swyddogaethau’r corff—

(a)     cyfrif refeniw tai;

(b)     cronfa bensiwn diffoddwyr tân;

(c)     unrhyw ddatganiadau eraill sy’n berthnasol i bob cronfa arall y mae’n ofynnol gan unrhyw ddarpariaeth statudol i’r corff gadw cyfrif ar wahân mewn perthynas â hwy.

(2) Os yw’n ofynnol i gyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol gan adran 74 (dyletswydd i gadw cyfrif refeniw tai) o Ddeddf 1989([13]) gadw Cyfrif Refeniw Tai, rhaid i’r datganiad o gyfrifon sy’n ofynnol gan baragraff (1) gynnwys nodyn a baratowyd yn unol ag arferion priodol mewn perthynas ag unrhyw grant Lwfans Atgyweiriadau Mawr a delir i’r cyngor sir neu’r cyngor bwrdeistref sirol o dan adran 31 o Ddeddf 2003 yn nodi manylion incwm a gwariant ac unrhyw falans ar unrhyw gyfrif a ddefnyddiwyd i gofnodi’r grant.

Datganiad o dâl

9.—(1) Rhaid bod y nodiadau y cyfeirir atynt ym mharagraffau (2) i (4) yn mynd gyda’r datganiad o gyfrifon sy’n ofynnol gan reoliad 8(1).

(2) Mae’r nodyn cyntaf yn nodyn o wybodaeth cymhareb tâl y corff perthnasol (ond nid yw’r gofyniad hwn yn gymwys i gorff perthnasol sy’n gyd-bwyllgor).

(3) Mae’r ail nodyn yn nodyn (ac eithrio mewn perthynas â phersonau y mae paragraff (4) yn gymwys iddynt) o nifer y cyflogeion neu swyddogion yr heddlu yn y flwyddyn y mae’r cyfrifon yn berthnasol iddi yr oedd eu tâl yn dod o fewn pob un o’r bachau graddfa mewn lluosrifau o £5,000 gan ddechrau â £60,000.

(4) Mae’r trydydd nodyn yn nodyn o’r tâl (wedi ei nodi’n unol â’r categorïau a restrir ym mharagraff (7)) a chyfraniad at bensiwn y person gan y corff perthnasol ar gyfer—

                           (i)    cyflogeion hŷn, neu

                         (ii)    swyddogion heddlu perthnasol,

mewn cysylltiad â’u cyflogaeth gan y corff perthnasol neu yn rhinwedd eu swydd fel swyddog yr heddlu, pa un ai ar sail barhaol neu dros dro.

(5) Rhaid rhestru’r personau y mae eu tâl i gael ei nodi o dan baragraff (4) yn unigol a’u dynodi drwy enw’r swydd yn unig, ac eithrio bod yn rhaid dynodi’r personau hynny y mae eu cyflog yn £150,000 y flwyddyn neu fwy wrth eu henw hefyd.

(6)  Rhaid nodi’r tâl a’r cyfraniad at bensiwn a nodir o dan baragraff (4) mewn cysylltiad â’r flwyddyn y mae’r cyfrifon yn berthnasol iddi a’r flwyddyn flaenorol.

(7) Y categorïau y mae paragraff (4) yn cyfeirio atynt yw—

(a)     cyfanswm y cyflog, ffioedd neu lwfansau a delir i’r person neu a dderbynnir ganddo;

(b)     cyfanswm y bonysau a delir i’r person neu a dderbynnir ganddo;

(c)     cyfanswm y symiau a delir fel lwfans treuliau y mae modd codi treth incwm arnynt yn y Deyrnas Unedig ac a dalwyd i’r person neu y gallai’r person eu derbyn;

(d)     cyfanswm unrhyw ddigollediad am golli cyflogaeth a dalwyd i’r person neu y gallai’r person ei dderbyn, ac unrhyw daliadau eraill a dalwyd i’r person neu y gallai’r person eu derbyn mewn cysylltiad â therfynu ei gyflogaeth gan y corff perthnasol, neu, yn achos swyddog heddlu perthnasol, cyfanswm unrhyw daliad a wnaed i swyddog heddlu perthnasol sy’n peidio â dal swydd cyn diwedd penodiad am dymor penodol;

(e)     cyfanswm gwerth unrhyw fuddiannau yr amcangyfrifir bod y person wedi eu derbyn ac eithrio mewn arian nad yw’n dod o fewn is-baragraffau (a) i (d) uchod, sy’n enillion y person, ac a dderbynnir gan y person o ran ei gyflogaeth gan y corff perthnasol neu yn rhinwedd ei swydd fel swyddog heddlu; ac

(f)      mewn perthynas â swyddogion heddlu perthnasol, unrhyw daliadau pa un a gawsant eu gwneud o dan Reoliadau’r Heddlu 2003([14]) neu fel arall, nad ydynt yn dod o fewn (a) i (e) uchod.

(8) Yn y rheoliad hwn—

mae “cyflogai” (“employee”) yn cynnwys aelod o’r corff perthnasol a deiliad swydd o dan y corff perthnasol, ond nid yw’n cynnwys person sy’n gynghorydd etholedig, ac mae “cyflogaeth” (“employment”) i’w ddehongli yn unol â hynny;

ystyr “cyflogai hŷn” (“senior employee”) yw cyflogai y mae ei gyflog yn £150,000 neu fwy y flwyddyn, neu gyflogai y mae ei gyflog yn £60,000 neu fwy y flwyddyn sy’n dod o fewn o leiaf un o’r categorïau canlynol—

(a)     person a gyflogir gan gorff perthnasol y mae adran 2 (swyddi â chyfyngiad gwleidyddol) o Ddeddf 1989([15]) yn gymwys iddo ac sydd—

                           (i)    wedi ei ddynodi’n bennaeth y gwasanaeth cyflogedig o dan adran 4 o’r Ddeddf honno([16]);

                         (ii)    yn brif swyddog statudol o fewn ystyr “the statutory chief officers” yn adran 2(6) o’r Ddeddf honno; neu

                       (iii)    yn brif swyddog anstatudol o fewn ystyr “non-statutory chief officer” yn adran 2(7) o’r Ddeddf honno;

(b)     y person sy’n bennaeth staff unrhyw gorff perthnasol nad yw adran 4 o Ddeddf 1989 yn gymwys iddo; neu

(c)     person a chanddo gyfrifoldeb dros reoli’r corff perthnasol i’r graddau bod pŵer gan y person i gyfarwyddo neu reoli prif weithgareddau’r corff (yn benodol y gweithgareddau sy’n ymwneud â gwario arian), pa un ai ar ei ben ei hun neu ar y cyd â phersonau eraill;

ystyr “cyfraniad at bensiwn y person” (“contribution to the person’s pension”) yw swm sydd i’w gyfrifo fel a ganlyn—

(a)     mewn perthynas â chyfraniadau at y cynllun pensiwn perthnasol a sefydlwyd o dan adran 7 o Ddeddf Blwydd-daliadau 1972([17]), cyfradd gyffredin cyfraniad cyflogwr wedi’i phennu mewn tystysgrif cyfraddau ac addasiadau a baratowyd o dan reoliad 62 (prisiadau actiwaraidd o gronfeydd pensiwn) o Reoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol 2013([18]), sef y swm sy’n briodol i’r corff hwnnw wedi ei gyfrifo yn unol â’r dystysgrif a rheoliad 67 (cyfraniadau’r cyflogwr) o’r Rheoliadau hynny, wedi ei luosi â chyflog pensiynadwy’r person;

(b)     mewn perthynas â chyfraniadau at gynllun pensiwn y diffoddwyr tân a sefydlwyd o dan Ddeddfau Gwasanaethau Tân 1947 a 1959([19]), canran cyfanswm y cyflog pensiynadwy wedi ei gyfrifo at ddibenion paragraff G2(3) a (4) o Atodlen 2 i Orchymyn Cynllun Pensiwn y Dynion Tân 1992([20]), wedi ei luosi â chyflog pensiynadwy’r person;

(c)     mewn perthynas â chyfraniadau at gynllun pensiwn y diffoddwyr tân a sefydlwyd o dan Ddeddf y Gwasanaethau Tân ac Achub 2004([21]), canran cyfanswm y cyflog pensiynadwy wedi ei gyfrifo at ddibenion paragraffau (2) a (3) o reol 2 o Ran 13 o Atodlen 1 i Orchymyn Cynllun Pensiwn y Diffoddwyr Tân (Cymru) 2007([22]), wedi ei luosi â chyflog pensiynadwy’r person;

(d)     mewn perthynas â chyfraniadau at gynlluniau pensiwn yr heddlu a sefydlwyd o dan Reoliadau Pensiynau’r Heddlu 1987([23]) neu Reoliadau Pensiynau’r Heddlu 2006([24]), canran y cyflog pensiynadwy a bennwyd yn rheoliad 5(1) (cyfraniadau) o Reoliadau Cronfa Bensiwn yr Heddlu 2007([25]), wedi ei luosi â chyflog pensiynadwy’r person;

ystyr “gwybodaeth cymhareb tâl y corff perthnasol” (“relevant body’s remuneration ratio information”) yw—

(a)     tâl prif weithredwr y corff yn ystod y flwyddyn y mae’r cyfrifon yn berthnasol iddi;

(b)     tâl canolrifol holl gyflogeion y corff yn ystod y flwyddyn y mae’r cyfrifon yn berthnasol iddi; ac

(c)     cymhareb y swm yn is-baragraff (a) i’r swm yn is-baragraff (b);

ystyr “prif weithredwr” (“chief executive”) yw—

(a)     yn achos corff perthnasol sy’n gyngor sir neu’n gyngor bwrdeistref sirol, awdurdod tân ac achub neu awdurdod Parc Cenedlaethol, pennaeth gwasanaeth cyflogedig y corff a ddynodir o dan adran 4(1) o Ddeddf 1989;

(b)     yn achos corff perthnasol sy’n brif gwnstabl, y prif gwnstabl;

(c)     yn achos corff perthnasol sy’n gomisiynydd heddlu a throsedd, y prif weithredwr a benodir gan y comisiynydd o dan Atodlen 1 i Ddeddf Diwygio’r Heddlu a Chyfrifoldeb Cymdeithasol 2011([26]);

(d)     yn achos unrhyw gorff perthnasol arall, y cyflogai uchaf ei radd;

ystyr “swyddog heddlu hŷn” (“swyddog heddlu hŷn”) yw aelod o’r heddlu sy’n dal rheng uwch na rheng uwcharolygydd;

ystyr “swyddog heddlu perthnasol” (“relevant police officer”) yw—

(a)     mewn perthynas â heddlu a gynhelir o dan adran 2 (cynnal heddluoedd) o Ddeddf yr Heddlu 1996([27]), y prif gwnstabl, ac

(b)     unrhyw swyddog heddlu hŷn arall y mae ei gyflog yn £150,000 y flwyddyn neu fwy; ac

ystyr “tâl” (“remuneration”) yw pob swm a dalwyd i berson neu y gallai’r person ei dderbyn, ac mae’n cynnwys symiau sy’n ddyledus fel lwfans treuliau (i’r graddau y mae modd codi treth incwm ar y symiau hynny yn y Deyrnas Unedig), ac amcangyfrif o werth ariannol unrhyw fuddiannau eraill a dderbyniwyd gan gyflogai ac eithrio mewn arian.

(9) Mae’r symiau £60,000 a £150,000 yn y rheoliad hwn i’w gostwng pro rata ar gyfer cyflogai neu swyddog a gyflogir ar sail dros dro neu ar sail ran-amser, neu sydd wedi ei gymryd ymlaen felly.

Llofnodi, cymeradwyo a chyhoeddi datganiad o gyfrifon

10.—(1) Rhaid i swyddog ariannol cyfrifol corff perthnasol mwy, ddim hwyrach na’r 30 Mehefin yn union ar ol diwedd blwyddyn, lofnodi a dyddio’r datganiad o gyfrifon, ac ardystio ei fod yn cyflwyno safbwynt gwir a theg o sefyllfa ariannol y corff ar ddiwedd y flwyddyn y mae’n berthnasol iddi ac o incwm a gwariant y corff hwnnw ar gyfer y flwyddyn honno.

(2) Rhaid i gorff perthnasol mwy, ddim hwyrach na’r 30 Medi yn y flwyddyn yn union ar ôl diwedd y flwyddyn y mae’r datganiad yn berthnasol iddi—

(a)     ystyried y datganiad o gyfrifon, naill ai drwy bwyllgor neu drwy gyfarfod llawn o’r holl aelodau;

(b)     yn dilyn yr ystyriaeth honno, cymeradwyo’r datganiad o gyfrifon drwy benderfyniad y pwyllgor neu’r cyfarfod hwnnw;

(c)     yn dilyn cymeradwyaeth, sicrhau bod y datganiad o gyfrifon wedi ei lofnodi a’i ddyddio gan y person sy’n llywyddu’r pwyllgor neu’r cyfarfod lle y rhoddwyd y gymeradwyaeth honno; a

(d)     cyhoeddi (a rhaid i hynny gynnwys cyhoeddi ar wefan y corff) y datganiad o gyfrifon ynghyd ag unrhyw dystysgrif, barn neu adroddiad a ddyroddwyd, a roddwyd neu a wnaed gan yr archwilydd o dan adrannau 23(2) (adroddiad cyffredinol)([28]) a 33 (hysbysiadau cynghorol)([29]) o Ddeddf 2004 cyn y dyddiad cyhoeddi, neu, os bydd y cyhoeddi’n digwydd cyn i’r archwiliad gael ei orffen ac na roddwyd barn o’r fath, ynghyd â datganiad ac esboniad o’r ffaith na roddwyd barn gan yr archwilydd erbyn y dyddiad cyhoeddi.

(3) Rhaid i’r swyddog ariannol cyfrifol ail-ardystio cyflwyniad y datganiad o gyfrifon cyn i’r corff perthnasol ei gymeradwyo.

(4) Os nad yw’r swyddog ariannol cyfrifol yn cydymffurfio â pharagraff (1) neu (3), rhaid i’r corff perthnasol mwy—

(a)     cyhoeddi datganiad ar unwaith yn nodi’r rhesymau dros fethiant y swyddog i gydymffurfio; a

(b)     cytuno ar gwrs gweithredu i sicrhau cydymffurfiaeth cyn gynted ag y bo modd.

(5) Os cafodd y cyfrifon eu cymeradwyo yn unol â pharagraff (2) cyn i archwiliad o’r cyfrifon hynny gael ei orffen, rhaid cymeradwyo’r cyfrifon cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ar ôl cael unrhyw adroddiad gan yr archwilydd sy’n cynnwys canfyddiadau terfynol yr archwilydd o’r archwiliad ac a ddyroddir cyn i’r archwiliad gael ei orffen.

(6) Mae’r gymeradwyaeth sy’n ofynnol gan baragraff (5) yn ychwanegol at gymeradwyaeth yn unol â pharagraff (2).

(7) Os gwneir unrhyw ddiwygiad perthnasol i’r cyfrifon, rhaid i’r swyddog ariannol cyfrifol hysbysu’r corff perthnasol mwy neu bwyllgor y corff hwnnw am ddiwygiad o’r fath yn union cyn y mae’r corff neu’r pwyllgor i gymeradwyo’r cyfrifon yn unol â pharagraff (2) neu (5).

(8) Rhaid i gorff perthnasol mwy gadw copïau o’r dogfennau a grybwyllir ym mharagraff (2)(d) i’w prynu gan unrhyw berson wrth dalu swm rhesymol.

Gweithdrefn ar gyfer archwiliad cyhoeddus o gyfrifon

11. Y weithdrefn ar gyfer archwiliad cyhoeddus o gyfrifon corff perthnasol mwy, y cyfeirir ato yn rheoliad 22, yw bod yn rhaid iddo sicrhau bod y dogfennau y cyfeirir atynt yn y rheoliad hwnnw ar gael ar gyfer archwiliad cyhoeddus am 20 diwrnod gwaith cyn y dyddiad a bennir gan yr archwilydd o dan reoliad 21.

Hysbysiad o hawliau cyhoeddus

12.—(1) Y weithdrefn i gorff perthnasol mwy roi hysbysiad am hawliau cyhoeddus, y cyfeirir ato yn rheoliad 24, yw bod yn rhaid i’r corff hysbysu drwy hysbyseb ac ar ei wefan am y materion a nodir ym mharagraff (2), ddim hwyrach na 14 diwrnod cyn dechrau’r cyfnod pan fydd y cyfrifon a dogfennau eraill ar gael yn unol â rheoliad 11.

(2) Y materion y cyfeirir atynt ym mharagraff (1) yw—

(a)     y cyfnod pryd y bydd y cyfrifon a dogfennau eraill y cyfeirir atynt ym mharagraff (1) ar gael i’w harchwilio yn unol â rheoliad 11;

(b)     y man lle byddant ar gael felly, a’r oriau pryd y byddant ar gael felly;

(c)     enw a chyfeiriad yr archwilydd;

(d)     yr hawliau sydd wedi eu cynnwys yn adran 30 (archwilio dogfennau a chwestiynau yn ystod archwiliad)([30]) ac adran 31 (hawl i wneud gwrthwynebiadau yn ystod archwiliad)([31]) o Ddeddf 2004; ac

(e)     y dyddiad a bennwyd o dan reoliad 21 i etholwyr arfer eu hawliau.

(3) Rhaid i gorff perthnasol mwy wrth roi hysbysiad o dan baragraff (1) hysbysu’r archwilydd ar unwaith yn ysgrifenedig fod hysbysiad wedi ei roi.

Hysbysiad o orffen yr archwiliad

13. Cyn gynted ag y bo’n rhesymol bosibl ar ôl gorffen archwiliad, rhaid i gorff perthnasol mwy hysbysu drwy hysbyseb ac ar ei wefan yn datgan bod yr archwiliad wedi ei orffen a bod y datganiad o gyfrifon ar gael i’w archwilio gan etholwyr llywodraeth leol a chan gynnwys—

(a)     datganiad o’r hawliau a roddir i etholwyr llywodraeth leol gan adran 29 (archwilio datganiadau o gyfrifon ac adroddiadau Archwilydd Cyffredinol Cymru)([32]) o Ddeddf 2004;

(b)     y cyfeiriad lle y caniateir arfer yr hawliau hynny, a’r oriau pryd y caniateir arfer yr hawliau hynny; ac

(c)     manylion lle y gellir dod o hyd i’r datganiad o gyfrifon diwethaf a gymeradwywyd ac adroddiad yr archwilydd ar wefan y corff.

RHAN 5

Cyfrifon Cyhoeddedig ac Archwilio – Cyrff Perthnasol Llai

Datganiadau cyfrifyddu

14. Rhaid i gorff perthnasol llai baratoi datganiadau cyfrifyddu ar gyfer pob blwyddyn yn unol â’r Rheoliadau hyn ac arferion priodol.

Llofnodi, cymeradwyo a chyhoeddi datganiadau cyfrifyddu

15.—(1) Cyn rhoi’r gymeradwyaeth y cyfeirir ati ym mharagraff (2), rhaid i swyddog ariannol cyfrifol corff perthnasol—

(a)     mewn achos pan fo’r corff wedi paratoi datganiad o gyfrifon, llofnodi a dyddio’r datganiad o gyfrifon ac ardystio ei fod yn cyflwyno safbwynt gwir a theg o sefyllfa ariannol y corff ar ddiwedd y flwyddyn y mae’n berthnasol iddi ac o incwm a gwariant y corff hwnnw ar gyfer y flwyddyn honno;

(b)     mewn achos pan fo’r corff wedi paratoi cofnod o dderbyniadau a thaliadau, llofnodi a dyddio’r cofnod hwnnw ac ardystio ei fod yn cyflwyno’n briodol dderbyniadau a thaliadau’r corff hwnnw ar gyfer y flwyddyn y mae’r cofnod yn berthnasol iddi; neu

(c)     mewn unrhyw achos arall, llofnodi a dyddio’r cyfrif incwm a gwariant a’r datganiad o falansau, ac ardystio eu bod yn cyflwyno’n deg sefyllfa ariannol y corff ar ddiwedd y flwyddyn y maent yn berthnasol iddi ac incwm a gwariant y corff hwnnw ar gyfer y flwyddyn honno.

(2) Rhaid i gorff perthnasol llai, ddim hwyrach na’r 30 Mehefin yn union ar ôl diwedd blwyddyn—

(a)     ystyried y datganiadau cyfrifyddu gan gyfarfod llawn o’r holl aelodau;

(b)     yn dilyn yr ystyriaeth honno, cymeradwyo’r datganiadau cyfrifyddu i’w cyflwyno i’r archwilydd drwy benderfyniad gan y corff; ac

(c)     yn dilyn cymeradwyaeth, sicrhau bod y datganiadau cyfrifyddu’n cael eu llofnodi a’u dyddio gan y person sy’n llywyddu’r cyfarfod lle y rhoddwyd y gymeradwyaeth honno.

(3) Os nad yw’r swyddog ariannol cyfrifol yn cydymffurfio â pharagraff (1), rhaid i’r corff perthnasol llai—

(a)     cyhoeddi datganiad ar unwaith yn nodi’r rhesymau dros fethiant y swyddog i gydymffurfio; a

(b)     cytuno ar gwrs gweithredu i sicrhau cydymffurfiaeth cyn gynted ag y bo modd.

(4) Pan fo corff perthnasol llai yn penderfynu diwygio ei ddatganiadau cyfrifyddu ar ôl cael unrhyw adroddiad gan yr archwilydd sy’n cynnwys canfyddiadau terfynol yr archwilydd o’r archwiliad ac a ddyroddir cyn i’r archwiliad gael ei orffen, rhaid i’r corff sicrhau bod y datganiadau cyfrifyddu a ddiwygiwyd yn cael eu llofnodi a dyddio gan y person sy’n llywyddu’r cyfarfod lle y cymeradwywyd y diwygiad.

(5) Rhaid i gorff perthnasol llai, ddim hwyrach na’r 30 Medi yn y flwyddyn yn union ar ôl diwedd y flwyddyn y mae’r datganiad yn berthnasol iddi, naill ai—

(a)     cyhoeddi’r datganiadau cyfrifyddu drwy gyfrwng heblaw drwy gyfeiriadau’n unig yn y cofnodion o gyfarfodydd, ynghyd ag—

                           (i)    unrhyw dystysgrif, barn neu adroddiad a ddyroddwyd, a roddwyd neu a wnaed gan yr archwilydd o dan adrannau 23(2) a 33 o Ddeddf 2004, neu

                         (ii)    os bydd y cyhoeddi’n digwydd cyn i’r archwiliad gael ei orffen ac na roddwyd unrhyw farn o’r fath, ynghyd â datganiad ac esboniad o’r ffaith na roddwyd barn gan yr archwilydd erbyn y dyddiad cyhoeddi; neu

(b)     arddangos hysbysiad sy’n cynnwys y dogfennau a grybwyllir yn is-baragraff (a) mewn lle neu leoedd amlwg yn ardal y corff am gyfnod o 14 diwrnod o leiaf.

(6) Rhaid i gorff perthnasol llai gadw copïau o’r dogfennau a grybwyllir ym mharagraff (5)(a) i’w prynu gan unrhyw berson wrth dalu swm rhesymol.

Gweithdrefn ar gyfer archwiliad cyhoeddus o gyfrifon

16. Y weithdrefn ar gyfer archwiliad cyhoeddus o gyfrifon corff perthnasol llai, y cyfeirir ato yn rheoliad 22, yw bod rhaid i’r corff sicrhau bod y dogfennau a grybwyllir yn y rheoliad hwnnw ar gael ar gyfer archwiliad cyhoeddus drwy roi rhybudd rhesymol, am gyfnod o 20 diwrnod gwaith cyn y dyddiad a bennwyd gan yr archwilydd o dan reoliad 21.

Hysbysiad o hawliau cyhoeddus

17.—(1) Y weithdrefn i gorff perthnasol llai roi hysbysiad o hawliau cyhoeddus, y cyfeirir ato yn rheoliad 24, yw bod rhaid iddo arddangos, mewn lle neu leoedd amlwg yn ardal y corff am gyfnod o 14 diwrnod o leiaf yn union cyn y cyfnod y mae’r cyfrifon a dogfennau eraill ar gael o dan reoliad 16, hysbysiad yn cynnwys y materion a nodir ym mharagraff (2).

(2) Y materion y cyfeirir atynt ym mharagraff (1) yw—

(a)     y cyfnod pryd y bydd y cyfrifon a dogfennau eraill y cyfeirir atynt ym mharagraff (1) ar gael i’w harchwilio yn unol â rheoliad 16;

(b)     manylion sut y dylid hysbysu am fwriad i archwilio’r cyfrifon a dogfennau eraill;

(c)     enw a chyfeiriad yr archwilydd;

(d)     y darpariaethau sydd wedi eu cynnwys yn adran 30 (archwilio dogfennau a chwestiynau yn ystod archwiliad) ac adran 31 (hawl i wneud gwrthwynebiadau yn ystod archwiliad) o Ddeddf 2004; ac

(e)     y dyddiad a bennwyd o dan reoliad 21 i etholwyr arfer eu hawliau.

(3) Rhaid i gorff perthnasol llai wrth arddangos hysbysiad o dan baragraff (1) hysbysu’r archwilydd ar unwaith yn ysgrifenedig bod hysbysiad wedi ei arddangos.

Hysbysiad o orffen yr archwiliad

18. Cyn gynted ag y bo’n rhesymol bosibl ar ôl gorffen archwiliad, rhaid i gorff perthnasol llai arddangos hysbysiad mewn lle neu leoedd amlwg yn ardal y corff am gyfnod o 14 diwrnod o leiaf yn datgan bod yr archwiliad wedi ei orffen a bod y datganiadau cyfrifyddu perthnasol diwethaf a gymeradwywyd sy’n ofynnol gan y Rheoliadau hyn ac adroddiad yr archwilydd ar gael i’w harchwilio gan etholwyr llywodraeth leol drwy roi rhybudd rhesymol a chan gynnwys—

(a)     datganiad o’r hawliau a roddir i etholwyr llywodraeth leol gan adran 29 (archwilio datganiadau o gyfrifon ac adroddiadau archwilwyr) o Ddeddf 2004;

(b)     manylion sut y dylid hysbysu am fwriad i arfer yr hawl i archwilio; ac

(c)     os oes gan y corff wefan, manylion lle y gellir dod o hyd i’r datganiad o gyfrifon diwethaf a gymeradwywyd ac adroddiad yr archwilydd ar y wefan honno.

RHAN 6

Cyrff Perthnasol Penodol

Byrddau draenio mewnol

19. Rhaid i fwrdd draenio mewnol godi ar gyfrif refeniw swm sy’n hafal i’r taliadau a’r cyfraniadau sy’n daladwy’n statudol am y flwyddyn honno o dan drefniant a gyfrifir fel cynllun pensiwn â buddion wedi eu diffinio neu fel buddion eraill hirdymor i gyflogeion (fel y’u diffiniwyd yn unol ag arferion priodol mewn perthynas â chyfrifon).

Cyd-bwyllgorau etc.

20.—(1) Rhaid i unrhyw gyd-bwyllgor, awdurdod tân ac achub neu awdurdod Parc Cenedlaethol y mae’r Rheoliadau hyn yn gymwys iddynt adneuo gyda phob awdurdod cyfansoddol—

(a)     pan fo’r pwyllgor yn gorff perthnasol llai, o fewn y cyfnod o 14 diwrnod a bennir yn rheoliad 18, gopi o adroddiad yr archwilydd a’r datganiadau cyfrifyddu; a

(b)     fel arall, wrth roi hysbysiad o dan reoliad 13, gopi o adroddiad yr archwilydd a’r datganiad o gyfrifon.

(2) Yn y rheoliad hwn, ystyr “awdurdod cyfansoddol” (“constituent authority”) yw unrhyw gyngor sir, cyngor bwrdeistref sirol neu gyngor cymuned sydd â hawl am y tro i benodi aelodau o’r pwyllgor neu’r awdurdod dan sylw ac mewn perthynas ag awdurdod Parc Cenedlaethol, mae’n cynnwys Gweinidogion Cymru.

RHAN 7

Gweithdrefn Archwilio

Pennu dyddiad i etholwyr arfer eu hawliau

21. Rhaid i’r archwilydd, at ddibenion arfer hawliau o dan adrannau 30(2) (archwilio dogfennau a chwestiynau yn ystod archwiliad) a 31(1) (hawl i wneud gwrthwynebiadau yn ystod archwiliad) o Ddeddf 2004, bennu dyddiad y caniateir arfer yr hawliau hynny ar neu ar ôl y dyddiad hwnnw, a rhaid iddo hysbysu’r corff perthnasol o dan sylw o’r dyddiad hwnnw.

Archwiliad cyhoeddus o gyfrifon

22. Rhaid i gorff perthnasol a gafodd ei hysbysu o dan reoliad 21 sicrhau bod y cyfrifon a’r dogfennau eraill a grybwyllir yn adran 30 ( archwilio dogfennau a chwestiynau yn ystod archwiliad) o Ddeddf 2004 ar gael yn unol â’r weithdrefn a bennir ar gyfer cyrff perthnasol mwy yn rheoliad 11, neu gyrff perthnasol llai yn rheoliad 16, fel y bo’n briodol.

Newid cyfrifon

23. Ac eithrio gyda chydsyniad yr archwilydd, ni chaniateir newid cyfrifon a dogfennau eraill ar ôl y dyddiad pan oeddynt ar gael i’w harchwilio yn gyntaf yn unol â naill ai rheoliad 11 neu reoliad 16.

Hysbysiad o hawliau cyhoeddus

24. Rhaid i gorff perthnasol roi hysbysiad o hawliau cyhoeddus yn unol â’r weithdrefn a bennir ar gyfer cyrff perthnasol mwy yn rheoliad 12, neu i gyrff perthnasol llai yn rheoliad 17.

Hysbysiad ysgrifenedig o wrthwynebiad

25. Rhaid i unrhyw hysbysiad ysgrifenedig o wrthwynebiad a roddir yn unol ag adran 31(2) o Ddeddf 2004 ddatgan y ffeithiau y mae’r etholwr llywodraeth leol yn dibynnu arnynt, a chynnwys, i’r graddau y mae’n bosibl—

(a)     manylion unrhyw eitem o gyfrif yr honnir ei bod yn groes i’r gyfraith, a

(b)     manylion unrhyw fater y bwriedir y gall yr archwilydd wneud adroddiad mewn cysylltiad ag ef o dan adran 22 (adroddiadau ar unwaith ac adroddiadau eraill er budd y cyhoedd)([33]) o’r Ddeddf honno.

Hysbysiad o orffen yr archwiliad

26. Rhaid i gorff perthnasol roi hysbysiad yn datgan bod yr archwiliad wedi ei orffen yn unol â’r weithdrefn a bennir ar gyfer cyrff perthnasol mwy yn rheoliad 13, neu gyrff perthnasol llai yn rheoliad 18, fel y bo’n briodol.

Cyhoeddi llythyr archwiliad blynyddol

27. Cyn gynted ag y bo’n rhesymol bosibl ar ôl ei gael, rhaid i gorff perthnasol—

(a)     cyhoeddi’r llythyr archwiliad blynyddol a gafwyd gan yr archwilydd; a

(b)     sicrhau bod copïau ar gael i’w prynu gan unrhyw berson wrth dalu unrhyw swm y caiff y corff perthnasol yn rhesymol ei wneud yn ofynnol.

Archwiliad eithriadol

28.—(1) Os bydd Archwilydd Cyffredinol Cymru, o dan adran 37 (archwiliad eithriadol)([34]) o Ddeddf 2004, yn cyfarwyddo archwilydd i gynnal archwiliad eithriadol o gyfrifon corff perthnasol, rhaid i’r corff—

(a)     yn achos corff perthnasol mwy, rhoi hysbysiad drwy hysbyseb, a

(b)     yn achos corff perthnasol llai, arddangos hysbysiad mewn lle neu leoedd amlwg yn ardal y corff,

ynghylch hawl unrhyw etholwr llywodraeth leol yn yr ardal y mae’r cyfrifon yn berthnasol iddi i wrthwynebu unrhyw rai o’r cyfrifon hynny.

(2) Pan mai Archwilydd Cyffredinol Cymru yw’r archwilydd y cyfeirir ato ym mharagraff (1), mae’r cyfeiriad at yr Archwilydd Cyffredinol yn cyfarwyddo archwilydd i gynnal archwiliad eithriadol i’w ddarllen fel Archwilydd Cyffredinol Cymru yn cynnal archwiliad eithriadol.

RHAN 8

Diwygiadau a Dirymiadau

Diwygio Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Swyddogaethau a Chyfrifoldebau) (Cymru) 2007

29.—(1) Mae Atodlen 1 (swyddogaethau nad ydynt i fod yn gyfrifoldeb i weithrediaeth awdurdod) i Reoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Swyddogaethau a Chyfrifoldebau) (Cymru) 2007([35]) wedi ei diwygio fel a ganlyn.

(2) Yn lle’r eitem yng ngholofn 2 o baragraff 1 o Ran Ff (Swyddogaethau amrywiol) rhodder “Rheoliadau a wnaed o dan adran 39 o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004 (p. 23)”.

Dirymu ac arbed offerynnau

30.—(1) Yn ddarostyngedig i baragraff (2), mae’r offerynnau canlynol wedi eu dirymu—

(a)     Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2005([36]);

(b)     Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) (Diwygio) 2007([37]);

(c)     Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) (Diwygio) 2010([38]); a

(d)     Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) (Diwygio) 2013([39]).

(2) Mae’r Rheoliadau ym mharagraff (1) wedi eu harbed i’r graddau y maent yn gymwys i gyfrifon ar gyfer y blynyddoedd ariannol sy’n dod i ben ar 31 Mawrth 2014 neu cyn hynny ac archwilio’r cyfrifon hynny.

 

Leighton Andrews

Y Gweinidog Gwasanaethau Cyhoeddus, un o Weinidogion Cymru

 

22 Rhagfyr 2014